Teams - fjarfundir

Teams er meðal annars notað sem fjarfundakerfi. Þar er hægt að eiga myndsamtöl við marga í einu, bæði við tilbúna hópa og utanaðkomandi aðila.

1) Fyrst þarf að boða fundinn og það er hægt að gera bæði á Teams og gegnum fundarbókunarkerfið í Outlook. Hér er farið í hvernig á að bóka hann í Teams. Smellið á „Calendar“ og því næst á „New meeting“ ef þið viljið bóka fund. Einnig getið þið farið í „Meet now“ og boðið fólki beint inn á fundinn eftir að hann er hafinn.

2) Þá fáið þið upp fundarboðsglugga.

• Í Add title gefið þið fundinum nafn.
• Í Add required attendess bætið þið inn nöfnum eða netföngum þeirra sem bjóða á
• Veljið dagsetningu og tíma funds, þið getið farið í Scheduling Assistant flipann í efstu línu ef þið viljið sjá hvenær allir eru uppteknir
• Breytið Does not repeat ef þið viljið endurtekna fundi
• Ef bjóða á fólki af ákveðinni Teams rás á fundinn er hægt að velja allan hópinn í einu lagi undir Add channel. Þá fer fundarboðið inn á rásina en einnig sem tölvupóstur og birtist í dagbók allra í þessum hóp.
• Ef þið ætlið að halda fundinn í fundarherbergi veljið þá herbergið í Add location. Ef þetta á bara að vera fjarfundur úr ykkar tölvu er það óþarfi.
• Setjið betri lýsingu á fundinum í Type details for this new meeting ef þörf er á.
• Að lokum smellirðu á Save til að senda fundarboðið.

3) Í „Scheduling assistant“ geturðu séð hvenær fundarmeðlimir og fundarherbergi eru laus. Bættu fólki eða fundarrými við undir All attendees ef þú varst ekki búin að því í fyrra skrefi. Veldu tíma sem hentar öllum, þú getur dregið stikuna til að breyta tímanum og víkkað hana til að lengja fundartímann:

4) Til að bjóða fólki innan HÍ skrifaðu nafn þeirra eða netfang og viðkomandi ætti að birtast upp í felliglugganum, veldu viðkomandi. Fyrir fólk utan HÍ skrifaðu netfang viðkomandi og smelltu á „Invite [netfang] to the meeting“:

5) Hér sést hvernig fundarboðið birtist á rásinni. Ef engin rás var valin birtist þetta í tölvupósti (skref 10) og dagbók. Þið smellið á fundarboðið til að taka þátt í fundinum:

6) Þá veljið þið „Join“ til að opna fundinn:

7) Þá birtist fundarglugginn. Það birtist myndband af þér niðri í hægra horninu og aðrir fundargestir raðast á skjáinn:

8) Á meðan á fundinum stendur fáið þið upp ýmsa möguleika (sjá númer á mynd):

1. Þú getur slökkt á myndavélinni þinni ef þú vilt ekki vera lengur í mynd, fólk heyrir í þér áfram en sér þig ekki.
2. Þú getur slökkt á hljóðnemanum þínum, fólk sér þig ennþá en heyrir ekki í þér.
3. Þú getur deilt skjánum þínum með hinum, skjáborðinu eða ákveðnum glugga á tölvunni.
4. Smelltu á punktana þrjá til að fá upp fleiri möguleika.
5. Þú getur gert bakgrunninn óskýran ef það er mikið að gerast í kringum þig eða eitthvað sem þú vilt ekki að aðrir sjái.
6. Keypad ætti að leyfa þér að hringja í einhvern og bjóða á fundinn, ekki víst að það virki eins og er.
7. Þú getur einnig tekið upp fundinn, aðrir meðlimir fá þá upp borða um að verið sé að taka þá upp og að þátttaka í fundinum sé samþykki fyrir upptökunni. Til að hætta að taka upp smellirðu aftur á sama stað. Upptakan er vistuð í Microsoft Stream.
8. Einnig getur þú slökkt á myndbandinu hjá hinum meðlimunum, þú heyrir þá áfram í þeim en sérð þá ekki.
9. Ýttu á rauða símtólstakkann ef þú vilt hætta á fundinum.

9) Fleiri stillingar er að finna efst í hægra horninu:

1. Þú getur fyllt út í skjáinn (full screen).
2. Þið getið skrifað punkta fyrir alla á fundinum. Birtist sem OneNote skjal hægra megin á skjánum.
3. Þið getið skrifað skilaboð og einnig birtist skrá yfir hvað gerðist, ef einhver skráði sig á eða af fundinum, bætti við skjali eða upptöku.
4. Getur séð hverjir eru á fundinum, hverjum var boðið og boðið fleirum.
5. Stillt hljóð og mynd og slökkt á að meðlimir geti skoðað það sem deilt er á fundinum sjálfum.

10) Í fundarboðinu sem kemur í tölvupósti fær viðtakandi möguleika á að svara fundarboðinu með „Yes“, „Maybe“ eða „No“ og setja inn skilaboð til þess sem boðar fundinn. Þá hverfur pósturinn og fundurinn birtist í dagbókinni. Ef viðtakandi var ekki búinn að svara boðinu getur hann/hún smellt á tengilinn í póstinum „Join Microsoft Teams Meetings“ en annars í dagbókinni:

11) Þá birtist gluggi þar sem þú getur valið hvort þú viljir niðurhala Teams appinu eða nota Teams á vefnum (ekki víst að báðir möguleikar séu alltaf í boði) eða „Launch it now“ ef Teams appið er þegar uppsett. Ef valið er að niðurhala appinu, sem er gott að gera ef það mun verða notað reglulega, þarf að fara í gegnum venjulegt uppsetningarferli í tölvunni (misjafnt eftir stýrikerfum):

12) Aðilar utan HÍ fá upp glugga þar sem þeir þurfa að slá inn nafnið sitt og smella á „Join now“:

13) Þá fær fundarstjórnandi boð um að einhver bíði samþykkis. Smelltu á „Admit“ ef þú vilt hleypa viðkomandi inn á fundinn:

Að lokum má benda á vef með leiðbeiningum og kennslumyndböndum um fjarfundi í Teams