Stofna nýjan hóp

Svona eru hópar búnir til. Þessar leiðbeiningar eru í Outlook í vafra en hægt er að stofna hópa á fleiri stöðum.

1) Opnaðu Outlook í vafra með því að fara á outlook.hi.is.

2) Neðst á stikunni hægra megin er að finna „Hópar“ (gætir þurft að skruna niður ef þú sérð þá ekki). Smelltu á örina við hliðina á „Hópar“ ef þú sérð enga hópa eða aðgerðir. (birtist þegar bendillinn fer yfir línuna). Smelltu á „Nýr hópur“:
Smellið "Nýr hópur" undir "Hópar" á stikunni til vinstri

3) Fyllið nú vel út í alla þá reiti sem hér eru.

  • Heiti hóps: Nafn á hópnum. ATH að hafa það mjög skýrt og lýsandi. T.d. „Starfsmannafélag“ eða „Nemendafélag“ mundi ekki vera mjög lýsandi því allir í HÍ munu sjá þetta nafn og þá er vonlaust að vita hvaða félag er um að ræða.
  • Netfang: Hver hópur fær sitt netfang sem byggir á nafni hópsins. Hægt er að lagfæra það t.d. ef íslenskir stafir eru í heitinu að þá er hægt að bæta við stöfum í staðinn fyrir þá íslensku. Það koma skilaboð fyrir neðan hvort netfangið sé laust. Í þessu dæmi þurfti að bæta við „u“ í staðinn fyrir „ú“ og „d“ í staðinn fyrir „ð“.
  • Lýsing: Settu hér inn lýsingu á hópnum. Gott er að hafa hana skýra svo notendur átti sig á tilgangi þessa hóps.
  • Persónuvernd: Hægt er að velja um tvær tegundir af hópum. Lokaður eða Opinn. Í flestum tilvikum ertu að útbúa hóp fyrir ákveðinn hóp en ekki fyrir allt háskólasamfélagið. Veldu því hér „Lokaður...“. Ef þú velur „Opinn“ þá munu allir í HÍ hafa aðgang að hópnum.
  • Senda öll samtöl og dagbókafærslur...: Hakið hér til að láta alla meðlimi fá tölvupóst þegar umræður og viðburðir eru settir inn fyrir hópinn. Hver og einn notandi getur slökkt á þessu hjá sér óski hann þess en við mælumst til þess að það sé hakað í þetta þegar hópur er búinn til.
  • Tungumál fyrir tilkynningar tengdar hópi: Hér getur þú valið á hvaða tungumáli tilkynningar frá hópnum berast. Gott er að hafa þetta á ensku ef hópurinn inniheldur erlenda notendur.

Smelltu loks á „Búa til“ þegar þú hefur fyllt í alla reiti:
Settu inn þær upplýsingar sem beðið er um og smelltu á "Búa til"

4) Í þessu skrefi ert þú beðin(n) um að bæta við notendum í hópinn. Byrjaðu að skrifa nafn eða netfang viðkomandi og þá birtist listi með notendum. Smelltu á þá notendur sem þú vilt gefa aðgang að hópnum. Smelltu svo á „Add“ þegar þú ert búinn að bæta öllum við sem eiga að vera í hópnum. Getur einnig smellt á „Ekki núna“ og bætt notendum við síðar (Sjá hér að neðan hvernig það er gert):
Bættu notendum við hópinn og smelltu á "Bæta við"

5) Þá er hópurinn tilbúinn. Fyrsta sem þú sérð er tilkynning sem inniheldur tengla á frekari aðgerðir fyrir hópinn eins og að hefja samtal, bæta við vefsvæði, deila skrám og tengja forrit:
Hópurinn er tilbúinn