Hægt er að búa til ýmsar reglur og síur í Outlook. Hér verður farið í hvernig hægt er að flokka póst frá ákveðnum aðila í ákveðna möppu á vefnum.
1) Opnið vafra og farið á outlook.hi.is og farið í tannhjólið í hægra horninu:
2) Nú opnast nýr gluggi til hægri á skjánum. Neðst í þeim glugga þarf að fara í „Mail“ („Póstur“ í íslensku viðmóti):
3) Hér er að finna allar stillingar fyrir póstinn ykkar. Smelltu hér á „Inbox and sweep rules“ („Reglur fyrir innhólf og sópun“ í íslensku viðmóti):
4) Hér sérð þú lista yfir þær reglur sem eru virkar. Til að búa til nýja smelltu á plúsinn:
5) Áður en haldið er áfram eru hér skýringar á þeim reitum sem á að fylla í:
- Name (Nafn): Gefið reglunni eitthvað nafn. Gott að það lýsi reglunni vel.
- When the message arrives, and it matches all of these conditions (Þegar skilaboð koma og þau samsvara öllum þessum skilyrðum): Veljið hér „It includes these words in the subject“ („Það innifelur þessi orð í efnislínu“). Það opnast nýr gluggi. Skrifið „[Tilkynning]“ smellið á plúsinn og svo „OK“ (smellið til að sjá mynd)
- Do all the following (Framkvæma alltaf eftirfarandi): Veljum hér „Move the message to folder...“ („Færa skilaboðin í möppu“). Þá opnast gluggi og þar velur þú möppuna sem þú vilt færa póstinn í. Í þessu tilviki möppuna „Tilkynningar“ (smellið til að sjá mynd)
- Stop processing more rules (Stöða vinnslu á frekari reglum): Gott er að venja sig á að haka hér ef um grunnreglu er að ræða. T.d. ef að þú ert með reglu um að færa allan póst frá jonjon@hi.is í ákveðna möppu og hann sendir svo tilkynningu sem á við um þessa reglu sem við búum til hér þá mun þessi regla yfirskrifa hina regluna og færa póstinn í möppuna „Tilkynningar“.
Smelltu nú á „OK“ og reglan bætist í listann yfir virkar reglur (smelltu á myndina til að sjá íslenskt viðmót):
Nú mun Outlook færa allan póst sem er með „[Tilkynningar]“ í viðfangslínunni beint í möppuna „Tilkynningar“.