Teams er meðal annars notað sem fjarfundakerfi. Þar er hægt að eiga myndsamtöl við marga í einu, bæði við tilbúna hópa og utanaðkomandi aðila.
1) Fyrst þarf að boða fundinn og það er hægt að gera bæði á Teams og gegnum fundarbókunarkerfið í Outlook. Hér er farið í hvernig á að bóka hann í Teams. Smellið á „Calendar“ og því næst á „New meeting“ ef þið viljið bóka fund. Einnig getið þið farið í „Meet now“ og boðið fólki beint inn á fundinn eftir að hann er hafinn.
2) Þá fáið þið upp fundarboðsglugga.
- Í Add title gefið þið fundinum nafn.
- Í Add required attendess bætið þið inn nöfnum eða netföngum þeirra sem bjóða á
- Veljið dagsetningu og tíma funds, þið getið farið í Scheduling Assistant flipann í efstu línu ef þið viljið sjá hvenær allir eru uppteknir
- Breytið Does not repeat ef þið viljið endurtekna fundi
- Ef bjóða á fólki af ákveðinni Teams rás á fundinn er hægt að velja allan hópinn í einu lagi undir Add channel. Þá fer fundarboðið inn á rásina en einnig sem tölvupóstur og birtist í dagbók allra í þessum hóp.
- Ef þið ætlið að halda fundinn í fundarherbergi veljið þá herbergið í Add location. Ef þetta á bara að vera fjarfundur úr ykkar tölvu er það óþarfi.
- Setjið betri lýsingu á fundinum í Type details for this new meeting ef þörf er á.
- Að lokum smellirðu á Save til að senda fundarboðið.
3) Í „Scheduling assistant“ geturðu séð hvenær fundarmeðlimir og fundarherbergi eru laus. Bættu fólki eða fundarrými við undir All attendees ef þú varst ekki búin að því í fyrra skrefi. Veldu tíma sem hentar öllum, þú getur dregið stikuna til að breyta tímanum og víkkað hana til að lengja fundartímann:
4) Til að bjóða fólki innan HÍ skrifaðu nafn þeirra eða netfang og viðkomandi ætti að birtast upp í felliglugganum, veldu viðkomandi. Fyrir fólk utan HÍ skrifaðu netfang viðkomandi og smelltu á „Invite [netfang] to the meeting“:
5) Hér sést hvernig fundarboðið birtist á rásinni. Ef engin rás var valin birtist þetta í tölvupósti (skref 10) og dagbók. Þið smellið á fundarboðið til að taka þátt í fundinum:
6) Þá veljið þið „Join“ til að opna fundinn:
7) Þá birtist fundarglugginn. Það birtist myndband af þér niðri í hægra horninu og aðrir fundargestir raðast á skjáinn:
8) Á meðan á fundinum stendur fáið þið upp ýmsa möguleika (sjá númer á mynd):
- Þú getur slökkt á myndavélinni þinni ef þú vilt ekki vera lengur í mynd, fólk heyrir í þér áfram en sér þig ekki.
- Þú getur slökkt á hljóðnemanum þínum, fólk sér þig ennþá en heyrir ekki í þér.
- Þú getur deilt skjánum þínum með hinum, skjáborðinu eða ákveðnum glugga á tölvunni.
- Smelltu á punktana þrjá til að fá upp fleiri möguleika.
- Þú getur gert bakgrunninn óskýran ef það er mikið að gerast í kringum þig eða eitthvað sem þú vilt ekki að aðrir sjái.
- Keypad ætti að leyfa þér að hringja í einhvern og bjóða á fundinn, ekki víst að það virki eins og er.
- Þú getur einnig tekið upp fundinn, aðrir meðlimir fá þá upp borða um að verið sé að taka þá upp og að þátttaka í fundinum sé samþykki fyrir upptökunni. Til að hætta að taka upp smellirðu aftur á sama stað. Upptakan er vistuð í Microsoft Stream.
- Einnig getur þú slökkt á myndbandinu hjá hinum meðlimunum, þú heyrir þá áfram í þeim en sérð þá ekki.
- Ýttu á rauða símtólstakkann ef þú vilt hætta á fundinum.
9) Fleiri stillingar er að finna efst í hægra horninu:
- Þú getur fyllt út í skjáinn (full screen).
- Þið getið skrifað punkta fyrir alla á fundinum. Birtist sem OneNote skjal hægra megin á skjánum.
- Þið getið skrifað skilaboð og einnig birtist skrá yfir hvað gerðist, ef einhver skráði sig á eða af fundinum, bætti við skjali eða upptöku.
- Getur séð hverjir eru á fundinum, hverjum var boðið og boðið fleirum.
- Stillt hljóð og mynd og slökkt á að meðlimir geti skoðað það sem deilt er á fundinum sjálfum.
10) Í fundarboðinu sem kemur í tölvupósti fær viðtakandi möguleika á að svara fundarboðinu með „Yes“, „Maybe“ eða „No“ og setja inn skilaboð til þess sem boðar fundinn. Þá hverfur pósturinn og fundurinn birtist í dagbókinni. Ef viðtakandi var ekki búinn að svara boðinu getur hann/hún smellt á tengilinn í póstinum „Join Microsoft Teams Meetings“ en annars í dagbókinni:
11) Þá birtist gluggi þar sem þú getur valið hvort þú viljir niðurhala Teams appinu eða nota Teams á vefnum (ekki víst að báðir möguleikar séu alltaf í boði) eða „Launch it now“ ef Teams appið er þegar uppsett. Ef valið er að niðurhala appinu, sem er gott að gera ef það mun verða notað reglulega, þarf að fara í gegnum venjulegt uppsetningarferli í tölvunni (misjafnt eftir stýrikerfum):
12) Aðilar utan HÍ fá upp glugga þar sem þeir þurfa að slá inn nafnið sitt og smella á „Join now“:
13) Þá fær fundarstjórnandi boð um að einhver bíði samþykkis. Smelltu á „Admit“ ef þú vilt hleypa viðkomandi inn á fundinn:
Að lokum má benda á vef með leiðbeiningum og kennslumyndböndum um fjarfundi í Teams