Teams - fjarfundir

Teams er meðal annars notað sem fjarfundarkerfi. Þar er hægt að eiga myndsamtöl við marga í einu, bæði við tilbúna hópa og utanaðkomandi aðila. 

1) Fyrst þarf að boða fundinn og það er hægt að gera bæði á Teams og gegnum fundarbókunarkerfið í Outlook. Hér er farið í hvernig á að bóka hann í Teams. Smellið á „Meetings“ og því næst á „Schedule a meeting“:
Smellið á Meetings og svo Scheldule a meeting

2) Þá fáið þið upp fundarboðsglugga.

  • Í Title gefið þið fundinum nafn.
  • Ef þið ætlið að halda fundinn í fundarherbergi veljið þá herbergið í Location. Ef þetta á bara að vera fjarfundur úr ykkar tölvu er það óþarfi.
  • Veljið dagsetningar í start og end eða smellið á „Scheduling assistant“ (sjá skref 3) til að sjá hvenær allir innan HÍ eru lausir.
  • Setjið betri lýsingu á fundinum í Details ef þörf er á.
  • Ef bjóða á fólki af ákveðinni Teams rás á fundinn er hægt að velja allan hópinn í einu lagi undir Select a channel to meet in. Þá fer fundarboðið inn á rásina en einnig sem tölvupóstur og birtist í dagbók allra í þessum hóp.
  • Undir Invite people býðurðu fólki á fundinn (sjá skref 4). Það er óþarfi að bjóða því aftur hér ef búið var að bjóða ákveðinni Teams rás.
  • Að lokum smellirðu á Schedule til að senda fundarboðið.

Fjarfundur skipulagður

3) Í „Scheduling assistant“ geturðu séð hvenær fundarmeðlimir og fundarherbergi eru laus. Bættu þeim við í „Invite people“ ef þú varst ekki búin að því í fyrra skrefi. Veldu tíma sem hentar öllum, þú getur dregið stikuna til að breyta tímanum og víkkað hana til að lengja fundartímann:
Tímasetningarráðgjafinn

4) Til að bjóða fólki innan HÍ skrifaðu nafn þeirra eða netfang og viðkomandi ætti að birtast upp í felliglugganum, veldu viðkomandi. Fyrir fólk utan HÍ skrifaðu netfang viðkomandi og smelltu á „Invite [netfang] to the meeting“:
Bjóða á fundinn

5) Hér sést hvernig fundarboðið birtist á rásinni. Ef engin rás var valin birtist þetta í tölvupósti (skref 10) og dagbók. Þið smellið á fundarboðið til að taka þátt í fundinum:
Svona birtist fundarboðið

6) Þá veljið þið „Join“ til að opna fundinn:
Smellið á Join til að opna fundinn

7) Þá birtist fundarglugginn. Það birtist myndband af þér niðri í hægra horninu og aðrir fundargestir raðast á skjáinn:
Fundur hafinn

8) Á meðan á fundinum stendur fáið þið upp ýmsa möguleika (sjá númer á mynd):

  1. Þú getur slökkt á myndavélinni þinni ef þú vilt ekki vera lengur í mynd, fólk heyrir í þér áfram en sér þig ekki.
  2. Þú getur slökkt á hljóðnemanum þínum, fólk sér þig ennþá en heyrir ekki í þér.
  3. Þú getur deilt skjánum þínum með hinum, skjáborðinu eða ákveðnum glugga á tölvunni.
  4. Smelltu á punktana þrjá til að fá upp fleiri möguleika.
  5. Þú getur gert bakgrunninn óskýran ef það er mikið að gerast í kringum þig eða eitthvað sem þú vilt ekki að aðrir sjái.
  6. Keypad ætti að leyfa þér að hringja í einhvern og bjóða á fundinn, ekki víst að það virki eins og er.
  7. Þú getur einnig tekið upp fundinn, aðrir meðlimir fá þá upp borða um að verið sé að taka þá upp og að þátttaka í fundinum sé samþykki fyrir upptökunni. Til að hætta að taka upp smellirðu aftur á sama stað. Upptakan er vistuð í Microsoft Stream.
  8. Einnig getur þú slökkt á myndbandinu hjá hinum meðlimunum, þú heyrir þá áfram í þeim en sérð þá ekki.
  9. Ýttu á rauða símtólstakkann ef þú vilt hætta á fundinum.

 Stjórnborð fundarinns

9) Fleiri stillingar er að finna efst í hægra horninu:

  1. Þú getur fyllt út í skjáinn (full screen).
  2. Þið getið skrifað punkta fyrir alla á fundinum. Birtist sem OneNote skjal hægra megin á skjánum.
  3. Þið getið skrifað skilaboð og einnig birtist skrá yfir hvað gerðist, ef einhver skráði sig á eða af fundinum, bætti við skjali eða upptöku.
  4. Getur séð hverjir eru á fundinum, hverjum var boðið og boðið fleirum.
  5. Stillt hljóð og mynd og slökkt á að meðlimir geti skoðað það sem deilt er á fundinum sjálfum.

Stillingar fyrir allan fundinn

10) Í fundarboðinu sem kemur í tölvupósti fær viðtakandi möguleika á að svara fundarboðinu með „Yes“, „Maybe“ eða „No“ og setja inn skilaboð til þess sem boðar fundinn. Þá hverfur pósturinn og fundurinn birtist í dagbókinni. Ef viðtakandi var ekki búinn að svara boðinu getur hann/hún smellt á tengilinn í póstinum „Join Microsoft Teams Meetings“ en annars í dagbókinni:
Svara fundarboði

11) Þá birtist gluggi þar sem þú getur valið hvort þú viljir niðurhala Teams appinu eða nota Teams á vefnum (ekki víst að báðir möguleikar séu alltaf í boði) eða „Launch it now“ ef Teams appið er þegar uppsett. Ef valið er að niðurhala appinu, sem er gott að gera ef það mun verða notað reglulega, þarf að fara í gegnum venjulegt uppsetningarferli í tölvunni (misjafnt eftir stýrikerfum):

12) Aðilar utan HÍ fá upp glugga þar sem þeir þurfa að slá inn nafnið sitt og smella á „Join now“:
Aðilar utan HÍ óska eftir aðgengi að fundi

13) Þá fær fundarstjórnandi boð um að einhver bíði samþykkis. Smelltu á „Admit“ ef þú vilt hleypa viðkomandi inn á fundinn:
Samþykkja aðila utan HÍ á fundinn