nr. 26 október 1995

Douglas Brotchie

Breyting á innra skipulagi stofnunarinnar

Mikilvæg skipulagsbreyting tók gildi hjá Reiknistofnun um miðbik ársins eftir meira en árs aðdraganda. Mikið var vandað til undirbúnings málsins sem fór að mestu leyti fram í nefnd skipaðri af stjórn sem í sátu tveir stjórnarmenn og forstöðumaður. Fljótlega leitaði nefndin eftir þátttöku nokkurra fulltrúa starfsmanna í nefndarstarf, og frjóar umræður og vangaveltur fóru fram á þeim vettvangi sem voru þýðingarmiklar fyrir mótun hugmynda.

Ákveðið var að taka upp deildaskipt fyrirkomulag með aðalstarf-semi skipt á milli tveggja deilda. Hér var í raun tekið upp gamalt fyrirkomulag sem var áður við líði hjá stofnuninni en óvirkt um langt skeið. Nú er hins vegar lögð áhersla á að deildaskipting og deildastarfsemi verði virk.

Markmiðið með breytingunni er að leggja áherslu á þjónustu sem verður veitt af hópum manna sem styðja hvern annan og geta hlaupið í skarðið hver fyrir annan, frekar en þjónustu sem er veitt af og bundin við einstaklinginn.

Þjónusta stofnunarinnar hefur vaxið mjög undanfarin ár svo og mikilvægi hennar í daglegu starfi margra eða flestra kennara skólans, sérfræðinga og nemenda. Því eru enn meiri kröfur gerðar en áður um að þjónustan sé alltaf aðgengileg og að afgreiðslan tefjist ekki vegna þess að ákveðinn maður er ekki til taks.

Við sem tókum þátt í undirbúningsvinnunni erum sannfærðir um að þetta nýja fyrirkomulag muni koma til með að liðka fyrir afgreiðslu mála af hálfu starfsmanna, bæta og flýta fyrir þjónustu og um leið auka gæði hennar í kjölfarið.

Með því að innleiða virka deildaskiptingu í stofnuninni er alls ekki verið að búa til einhvers konar fastan valdapýramída, heldur stofna á skýran og vel skilgreindan hátt hópa starfsmanna með náskyld ábyrgðarsvið, starfsmenn sem veita samstarfsmönnum stuðning, og sem veitt er forysta og leiðsögn af deildarstjórunum. Með því eflist ábyrgðartilfinning starfsmanna, árangur í starfi og um leið og ekki síst starfsánægja.

Eftir að skilgreininga- og mótunarstarfsemi var lokið var leitað að deildarstjóraefnum. Ákveðið var að tveir starfsmenn stofnunarinnar yrðu fengnir til að fást við þessi nýju og umfangsmiklu hlutverk, þeir Sigfús Magnússon og Sæþór Jónsson. Báðir hafa þeir verið önnum kafnir í verkefnum sem auðvitað er ekki hægt að hlaupa frá. Því mun deildastarfsemi fara hægar af stað en ella. Liður í innleiðslu nýs skipulags var að ráða starfsmenn til þess að hægt væri að flytja verkefni frá Sigfúsi og Sæþóri og þannig skapa svigrúm hjá þeim til þess að sinna deildarstjórastarfinu af fullum krafti. Nánar er greint frá nýráðningum annars staðar í blaðinu.

Með tilkomu nýrra starfsmanna verða verkefni flutt frá Sigfúsi og Sæþóri og er þessi tilfærsla þegar hafin.

Nýtt innra skipulag
Megin starfsemi stofnunarinnar er skilgreind og skipt í tvennt. Í grófum dráttum má lýsa skiptingunni þannig að í annarri deildinni fer fram starf sem snýst í kringum kerfisstjórn fjölnotendavéla og háskólanetið, skipulagningu þess, útbreiðslu og rekstur, á meðan í hinni deildinni er þjónusta við einmenningstölvunotendur og kerfisgerð.

Þessar línur og skilgreiningar á verksviði deildanna eru ekki harðar og fastar; æskilegt er að meta stöðuna á raunhæfan hátt og gera okkur grein fyrir að ýmsir starfsmenn hafa í gegnum árin fengist við verkefni sem falla ekki alveg inn í nýskilgreind hlutverk deilda og starfsmanna.

Ýmis tilvik af því tagi hafa komið upp og hefur verið reynt að greiða úr þeim jafnóðum, að ég held með skynsemi og hæfilegum sveigjanleika. Lögð verður áhersla á að góð og greið samskipti ríki milli hópanna.

Skipting starfsmanna milli deilda er sem hér segir:

Skrifstofa

• Douglas Brotchie, forstöðumaður
• Margrét Friðgeirsdóttir, ritari

Net- og kerfisdeild

• Sæþór L. Jónsson, deildarstjóri
• Einar Indriðason
• Guðmundur Bjarni Jósepsson
• Jón Ingi Einarsson
• Magnús Gíslason
• Richard Allen

Notendadeild

• Sigfús Magnússon, deildarstjóri
• Árni Jónsson
• Jörg P. Kück
• Kristján Gaukur Kristjánsson
• Magnús Atli Guðmundsson
• Ragnar Stefán Ragnarsson
• Steingrímur Birgisson
• Örn Ásgeirsson

Sérverkefni

• Maríus Ólafsson