nr. 23 desember 1994

Jóhann Gunnarsson

Versionitis - er nýjasta útgáfan alltaf nauðsynleg?

Mér var skammtað þetta ræðuefni með fyrirsögn og öllu saman. Ætla má að orðið skýri sig nokkuð sjálft, meðal annars með tilvísun til þekktra hliðstæða í læknisfræði. Ég kem þó hér með tvær hugsanlegar skýringar á mynd 1.

Annars vegar hin jákvæða, óseðjandi forvitni, sem hefur skilað þekkingu mannkynsins á sjálfu sér og umhverfi sínu framávið með þeim ótvíræða hætti, sem raun ber vitni. Með öðrum orðum drifafl þróunar og framfara.

Hins vegar eitthvað sem hljómar eins og sjúkdómur. Þetta er augljóslega einhvern veginn neikvæðara og manni detta í hug ýmsir þekktir kvillar, svo sem bíladella.

En hvenær er réttlætanlegt að tala um kvilla, og hver gengur með kvillann? Hver á að dæma um hvað sé eðlilegt? Hugtakið bíladella, til dæmis, virðist ekki vera jafn vel þekkt alls staðar og það er hér. Ég var í Þýskalandi í nokkra mánuði árið 1960 og reyndi, þegar ég þóttist vera orðinn brandarafær í málinu, að segja félögum mínum litla skrýtlu um bíladellu. En enginn þeirra hló.

Síst vildi ég nú rata í þá ógæfu að standa hér og segja: "Þið eruð allir vitlausir nema ég". Í trausti þess að ég sé hér í betri félagsskap en í Þýskalandi forðum leyfi ég mér að halda örlítið lengra út á þessa braut (mynd 2).

Gerum okkur í upphafi grein fyrir því að hér er ekkert nýtt vandamál á ferðinni. Leyfið mér að kalla til vitnis tvo spekinga. Fyrir um 350 árum var þetta orðað svo: "Splunkuný meðal- mennska vekur meiri athygli en ágæti, sem orðið er að vana". Og fyrir um 150 árum sagði skáldið Oscar Wilde:

"Einungis það sem er nýtískulegt getur nokkurn tímann orðið gamaldags".

Nú bið ég ykkur að skilja ekki orð mín svo að ég sé á móti breytingum eða framförum. Ég vara einungis við því að menn láti þröngva upp á sig nýjungum án fyrirvara og á óskipulegan hátt.

Allur rekstur býr nú við þrengri fjárhag en oft áður. Kostnaður tengdur upplýsingatækni nemur frá 5 - 10% af reksturskostnaði og fer hækkandi. Þetta er liður sem verður að stjórna ekki síður en ræstingarkostnaði eða kaffikaupum. Flestir sérfræðingar eru sammála um að unnt sé að ná stórfelldri framleiðniaukningu í rekstri fyrirtækja með því að beita upplýsingatækni á markvissan hátt og með tilheyrandi aðlögun vinnuferla. En árangur næst yfirleitt ekki nema slík verkefni lúti styrkri stjórn. Hverri góðri áætlun af þessu tagi eru sett skýr, mælanleg markmið. Og stuðningur æðstu stjórnenda við framkvæmdina þarf að vera ótvíræður.

Sú var tíðin að tölvudeildum var trúað algjörlega fyrir því að útvega hentugan hugbúnað. Á æðstu stöðum vissu menn að hann var dýr. Punktur. Frá sjónarmiði tölvudeildarinnar er málið einfalt: Það nýjasta og flottasta er öruggast. Þessu má líkja við það að stökkva hástökk án þess að hafa rá.

Maður fer eins hátt og maður kemst, en hve hátt er það? Hversu hátt er nógu hátt? Hver er viðmiðunin? Hve hátt fara aðrir? Hvert er landsmetið, heimsmetið? Af getur hlotist óhóf- legur kostnaður, sem ekki þjónar neinum tilgangi nema að tryggja tölvudeildina fyrir hugsanlegum ásökunum um skort á framsýni.

Upplýsingatæknin er komin út úr tölvuherberginu og orðin hluti afdaglegu lífi hvers stjórnanda. Hver og einn þeirra verður að afla sér þeirrar yfirsýnar yfir grundvallaratriði sem geri honum kleift að taka yfirvegaðar ákvarðanir um þennan málaflokk eins og aðra. Í þessu erindi er ég eiginlega ekki að segja neitt annað en það. Einhvern tímann var þessi hugsun orðuð svo: "Stríð er allt of alvarlegt mál til þess að láta herforingjana eina um rekstur þess".

Hvað varðar hugbúnað og útgjöld til kaupa á honum má orða spurninguna með einföldum hætti, mynd 5.

Þá langar mig að snúa mér aðeins að forritapökkunum og líta á nokkur álitamál þegar taka skal ákvörðun um endurnýjun eða viðbætur, sjá mynd 6.

Þörfin fyrir nýju "fídusana" og líkur á framleiðniaukningu

Tíðni útgáfa ræðst frekar af samkeppnisástandi framleiðenda en af raunverulegum þörfum notenda. Margar endurbætur flokkast fremur undir hluti, sem gott er að hafa en það sem mann hefur alltaf vantað. Ýmsir nýir eiginleikar geta að sjálfsögðu leitt til framleiðni- aukningar við viss verk þótt þeir verði meirihluta starfsmanna að engu gagni.

Kröfur um aukið vélarafl

Nýjar, endurbættar útgáfur eru jafnan frekari á vélarafl og diskarými en hinar eldri. Þannig getur fyrirtæki þurft að leggja út mun meira fé en bara fyrir forritið til að geta notað það með viðunandi hætti. Ég tók að gamni mínu saman yfirlit yfir þörf tiltekins frægs forritapakka fyrir diskarými í gegn um tíðina, alls fjórar útgáfur. Neðri línan á mynd 7 sýnir rúmmálið eins og varan er afhent, en hitt sýnir rýmisþörf þegar allur pakkinn er uppsettur og tilbúinn til notkunar.

Fyrirferðin hefur sexfaldast í fjórum útgáfum og sýnir tilhneigingu til veldisvaxtar. Almenn skynsemi segir að staldra beri við og athuga sinn gang þegar slíkt beri fyrir augu. Svo ég tók mig til og beitti vaxtarformúlu helsta keppinautarins á tölurnar til að komast að því hversu stóran disk ég muni þurfa undir sjöundu útgáfu. Útkomuna getur að líta á næsta grafi, sjá mynd 8. Eins og ég sagði var þetta til gamans gert, en fyrirferðin mun samkvæmt þessari spá meira en fimmfaldast frá 4. til 7. útgáfu.

Tillit til samvinnuaðila

Að minnsta kosti á milli ríkisstofnana er algengt að skiptast þurfi á gögnum sem framleidd hafa verið í töflureiknum eða ritvinnslupökkum. Eins og menn þekkja gerist það oft að nýrri útgáfu forrits fylgi nýtt skráaform, sem ekki er læsilegt í eldri útgáfum. Um leið og ein stofnuner komin með nýja útgáfu og nýtt skráaform tekur hún hugsunarlaust að senda frá sér skrár á því formi. Veldur það þegar óþægindum hjá þeim, sem taka þurfa við gögnum frá henni. Þetta er nokkuð sem fæstir leiða hugann að, en æskilegt væri að gefinn verði meiri gaumur að í framtíðinni. Reyndar hefur það verið á meðal erfiðustu verkefna minnahjá hinu opinbera að fá fólk til að hugsa um sameiginlega þáttinn -heildarmyndina - samantekna hagsmuni ríkisins.

Endurmenntun

Eitt af því sem hafa verður í huga ef tilkostnaður við endurnýjun á að nást aftur með aukinni framleiðni er skipuleg endurmenntun starfsmanna. Ef þessi þáttur gleymist er hætt við að margt nytsamt verkfærið muni liggja vannotað hjá garði og þar með ekki eins arðbært og það gæti verið. Endurmenntunarkostnað starfsmanna verða stjórnendur því að taka með í reikninginn þegar kostnaður við nýja útgáfu er tekinn saman.

Og í framhaldi af þessu langar mig að koma að málinu frá örlítið öðru sjónarhorni, sjá mynd 9.

Hugsum okkur tvö eldhús og tvo matreiðslumenn. Annað eldhúsið er hlaðið græjum. Þar er vél til að skræla kartöflur, vél til að berja buffið, vél til að sneiða gúrkur, tölvustýrður skammtari fyrir pipar og salt, og svo mætti lengi telja. Hinn kokkurinn hefur einungis pott, hníf og sleif. Fullyrða má að báðir geta búið til jafngóðan mat, en það er talsvert flókið mál að reikna út hvenær tækjakaupin hætta að svara kostnaði.

Svipaðar kringumstæður má ímynda sér varðandi það gífurlega úrval hugbúnaðar til allra hugsanlegra hluta, sem á markaðinum er. Því er ef til vill tímabært að kalla til sögunnar nýtt hugtak. Er þetta kannski sami kvillinn og minnst var á í upphafi, og er kannski til af honum eitt afbrigði enn, "hardwareitis"?

Því er ekki að leyna að markaðurinn vill stjórna okkur og svífsteinskis í þeirri viðleitni. Ég man eftir auglýsingu í dagblaði nýlegaþar sem verslun nokkur auglýsti sérhæfða sokka fyrir eitthvað tuttugu mismunandi íþróttagreinar. Og hugbúnaðarmarkaðurinn er líka iðinn við kolann. Nú var fyrirlesurum á þessari samkomu harðbannað að auglýsa. Ekki skal ég brjóta það bann, en sýni hér tvö auglýsingabréf, sem ég fékk send nýlega. Til þess að brjóta ekki bannið hef ég sett dæmin í dálítinn dulbúning.Mörg ykkar hafa vafalaust fengið svona tilboð eins og sést á mynd 10, eða líkt því sem er á mynd 11.

Þetta eru freistingar, sem sjúklingar eiga bágt með að standast, hvort sem þeir eru haldnir version- eða productitis. Stjórnendur og aðrir sem bera ábyrgð á rekstrarafkomu stofnana eða fyrirtækja verða samt að harka af sér og reyna að sjá í gegn um áróðurinn með því að beita ísköldum arðsemisútreikningi.

Þessi ET-dagur árið 1993 er síðasti liður í tuttugu og fimm áraafmælishátíð Skýrslutæknifélags Íslands, sem staðið hefur meira og minna allt afmælisárið. Ég hef lengi haldið fram tiltekinni stefnu um val hugbúnaðarpakka. Mér þykir sem reynslan hafi rennt gildum stoðum undir sannleiksgildi hennar.

Nú hef ég því ákveðið að nota þetta virðulega tækifæri til að setja hana fram sem formlega kenningu, sjá mynd 12.

Þannig geta stjórnendur, eins og aðrir, fengið fullnægt þrá sinni eftir hinu besta, best rekna fyrirtækinu.

Jóhann Gunnarsson er deildarstjóri tölvumála í fjármálaráðuneytinu - Hagsýslu ríkisins og heiðursfélagi i Skýrslutæknifélagi Íslands.

Þessi grein hefur áður birst í Tölvumálum og er birt með góðfúslegu leyfi hlutaðeigandi.